Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT

1. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT. –

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo Mẫu số: BC21/AC về việc mất và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/3/2014 chính thức có hiệu lực ngày 1/6/2014) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

 Nếu nộp mẫu này chậm quá 10 ngày kể từ ngày hết hạn nộp báo cáo mất BC21/AC (5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn) sẽ bị xử phạt về việc nộp chậm thông báo theo Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC.

Xử lý trường hợp mất hóa đơn liên 2: - Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì tiến hành xử lý như sau:

- Bên nào làm mất thì bên đó làm thông báo BC21/AC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.

- Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật trên biên bản.

- Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hoá đơn. (Theo điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

2. Các mức phạt khi làm mất hóa đơn GTGT. Kể từ ngày 01/08/2016 theo điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP Sửa đổi các mức xử phạt về hóa đơn mới nhất hiện nay như sau:

Do bên bán làm mất: Liên 2 Phạt tiền từ 4 - 8 triệu (dù là đã lập hay chưa lập) (Theo khoản 4 điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP)

Do bên mua làm mất: bên mua thì chỉ có thể làm mất liên 2 - Đầu vào Phạt từ 4 - 8 triệu (Theo khoản 6 điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP)

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo

Chú ý :Trường hợp mất hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Khi xác định số tiền phạt làm mất hóa đơn kế toán cần quan tâm đến các vấn đề sau: - Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn thì không bị phạt. - Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. (phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng - theo điều 12 - Nghị định 105/2013/NĐ-CP - Quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán

(Nếu làm mất liên 1 hoặc liên 3 thì doanh nghiệp cũng bị xử phạt theo quy định của NĐ 105 này trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền. - Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn. (Tại điều 3 của TT 10/2014/TT-BTC Có quy định về nguyên tắc xử phạt là xử phạt theo hành vi ( số lần làm mất) chứ không xử phạt theo số lượng hóa đơn bị mất)

 Theo Công văn số 3387/TCT-CS ngày 29/7/2016 của Tổng cục Thuế về xử phạt vi phạm hành chính về hóa trường hợp doanh nghiệp làm mất các liên hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và đã lập hóa đơn khác thay thế thì chỉ bị phạt cảnh cáo.

Theo đó, Tổng cục Thuế cho rằng đối với trường hợp bên bán làm mất hóa đơn liên 2 trên đường đến giao cho khách hàng do nhân viên bị cướp giật túi xách (có xác nhận của Công an), nếu qua xác minh không có gian lận và bên bán đã kê khai nộp thuế số hóa đơn bị mất thì được miễn phạt -Công văn số 1703/TCT-CS ngày 28/4/2017 của Tổng cục Thuế về việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn: Theo đó, đối với trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn liên 2 do bị cướp giật túi xách, Tổng cục Thuế yêu cầu Cục thuế địa phương căn cứ vào các yếu tố sau đây để xem xét miễn phạt cho doanh nghiệp: (i) đơn trình báo có xác nhận của cơ quan Công an, (ii) hóa đơn bị mất đã được kê khai thuế hay chưa, (iii) sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP, hành vi làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên 2) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn bị xử phạt từ 4 - 8 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu bị mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì được miễn phạt tiền.

3. Tìm thấy hóa đơn đã bị mất Theo Công văn số 1995/TCT-CS ngày 11/5/2016 của Tổng cục Thuế về việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn: + Nếu tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì được miễn phạt tiền. + Ngược lại, nếu sau khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt mới tìm thấy hóa đơn bị mất thì sẽ vẫn bị phạt

4. Mất hóa đơn ghi sai, xử lý thế nào? Theo Công văn số 56325/CT-TTHT ngày 18/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế Theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC , trường hợp Công ty làm thất lạc hóa đơn liên 2 trong quá trình vận chuyển giao cho người mua thì có trách nhiệm gửi báo cáo mất hóa đơn đến cơ quan thuế, đồng thời sao chụp liên 1 để giao người mua làm căn cứ hạch toán và kê khai thuế. Tuy nhiên, trường hợp Công ty phát hiện hóa đơn đã thất lạc còn bị sai sót thì Công ty và người mua lập biên bản nêu rõ sai sót, sau đó Công ty lập hóa đơn mới giao cho người mua. Trên hóa đơn mới ghi rõ thay thế cho hóa đơn số, ngày tháng năm.